Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?

February 18, 2024 Schneider Alpha

Rechnungen sind wichtige Dokumente, die Informationen über den Kauf oder die Dienstleistung enthalten, die Sie erhalten haben. Sie sind nicht nur für die Buchhaltung und die Steuererklärung wichtig, sondern können auch bei Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen benötigt werden. Daher ist es wichtig, Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren. Doch wie lange müssen Sie Rechnungen eigentlich aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist in Deutschland gesetzlich geregelt. Nach § 147 Abs. 1 AO müssen Unternehmer alle Geschäftsunterlagen, einschließlich Rechnungen, sechs Jahre lang aufbewahren. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Privatpersonen gilt diese Aufbewahrungsfrist nicht. Sie müssen Rechnungen nur so lange aufbewahren, wie sie für die Steuererklärung benötigt werden.

Table of Contents

wie lange muss man rechnungen aufbewahren

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen ist in Deutschland gesetzlich geregelt.

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre
Beginn der Frist: Ende des Kalenderjahres
Gesetzliche Grundlage: § 147 Abs. 1 AO
Gilt für Unternehmer
Privatpersonen: keine Aufbewahrungsfrist
Rechnungen für Steuererklärung aufbewahren
Digitale Aufbewahrung möglich
Ordnungsgemäße Aufbewahrung

Es ist wichtig, Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren, um bei Bedarf schnell darauf zugreifen zu können.

Aufbewahrungsfrist: 6 Jahre

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt in Deutschland grundsätzlich sechs Jahre. Diese Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Warum 6 Jahre?
Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren wurde vom Gesetzgeber festgelegt, um sicherzustellen, dass alle relevanten Geschäftsunterlagen für eine ausreichende Dauer verfügbar sind. Dies ist wichtig für die Buchhaltung, die Steuererklärung und für den Fall von Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen.
Für wen gilt die Frist?
Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für alle Unternehmer, unabhängig von ihrer Rechtsform. Privatpersonen müssen Rechnungen hingegen nur so lange aufbewahren, wie sie für die Steuererklärung benötigt werden.
Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich müssen alle Rechnungen aufbewahrt werden, die mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammenhängen. Dazu gehören sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen. Rechnungen, die nicht mehr benötigt werden, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.
Wie kann ich Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Rechnungen sollten außerdem ordnungsgemäß abgelegt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.

Wenn Sie Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Geschäftsunterlagen für eine ausreichende Dauer zur Verfügung haben und dass Sie Ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen.

Beginn der Frist: Ende des Kalenderjahres

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Dies gilt sowohl für Eingangsrechnungen als auch für Ausgangsrechnungen.

Warum Ende des Kalenderjahres?
Der Gesetzgeber hat das Ende des Kalenderjahres als Beginn der Aufbewahrungsfrist gewählt, um die Aufbewahrung von Rechnungen zu vereinfachen. So müssen Unternehmer nicht für jedes einzelne Geschäftsjahr eine eigene Aufbewahrungsfrist beachten, sondern können sich an dem einheitlichen Stichtag Ende des Kalenderjahres orientieren.
Was bedeutet das konkret?
Wenn Sie eine Rechnung im Jahr 2023 erhalten, beginnt die Aufbewahrungsfrist für diese Rechnung am 1. Januar 2024. Sie müssen die Rechnung also bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahren.
Gilt das auch für Privatpersonen?
Nein, für Privatpersonen gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nicht. Privatpersonen müssen Rechnungen nur so lange aufbewahren, wie sie für die Steuererklärung benötigt werden.
Wie kann ich den Beginn der Aufbewahrungsfrist feststellen?
Den Beginn der Aufbewahrungsfrist können Sie ganz einfach anhand des Rechnungsdatums feststellen. Das Rechnungsdatum ist das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde. Es ist in der Regel auf der Rechnung angegeben.

Wenn Sie sich an den Beginn der Aufbewahrungsfrist halten, können Sie sicherstellen, dass Sie alle relevanten Geschäftsunterlagen für eine ausreichende Dauer zur Verfügung haben und dass Sie Ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen.

Gesetzliche Grundlage: § 147 Abs. 1 AO

Die gesetzliche Grundlage für die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen ist § 147 Abs. 1 AO. Dieser Paragraph lautet wie folgt:

“Unternehmer sind verpflichtet, die für die Besteuerung erforderlichen Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren.”

§ 147 Abs. 1 AO gilt für alle Unternehmer, unabhängig von ihrer Rechtsform. Das bedeutet, dass sowohl Einzelunternehmen als auch Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ihre Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahren müssen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das bedeutet, dass eine Rechnung, die im Jahr 2023 ausgestellt wurde, bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden muss.

Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Rechnungen sollten außerdem ordnungsgemäß abgelegt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.

Wenn Unternehmer ihre Rechnungen nicht ordnungsgemäß aufbewahren, können sie mit einem Bußgeld belegt werden. Die Höhe des Bußgeldes richtet sich nach der Schwere des Verstoßes.

§ 147 Abs. 1 AO ist eine wichtige Vorschrift, die dazu dient, die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen sicherzustellen. Unternehmer sollten sich daher mit den Anforderungen dieses Paragraphen vertraut machen und ihre Rechnungen entsprechend aufbewahren.

Gilt für Unternehmer

Die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren für Rechnungen gilt für alle Unternehmer, unabhängig von ihrer Rechtsform. Das bedeutet, dass sowohl Einzelunternehmen als auch Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ihre Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahren müssen.

Die Aufbewahrungspflicht für Rechnungen ergibt sich aus § 147 Abs. 1 AO. Dieser Paragraph lautet wie folgt:

“Unternehmer sind verpflichtet, die für die Besteuerung erforderlichen Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren.”

Rechnungen sind für die Besteuerung erforderliche Unterlagen, da sie die Grundlage für die Umsatzsteuererklärung bilden. Unternehmer müssen daher ihre Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahren, um ihre Umsatzsteuererklärung korrekt erstellen zu können.

Wenn Unternehmer ihre Rechnungen nicht ordnungsgemäß aufbewahren, können sie mit einem Bußgeld belegt werden. Die Höhe des Bußgeldes richtet sich nach der Schwere des Verstoßes.

Privatpersonen: keine Aufbewahrungsfrist

Für Privatpersonen gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen. Das bedeutet, dass Privatpersonen ihre Rechnungen so lange aufbewahren können, wie sie diese benötigen.

Allerdings gibt es einige Gründe, warum es sinnvoll sein kann, Rechnungen auch als Privatperson aufzubewahren. Zum Beispiel können Rechnungen für die Steuererklärung benötigt werden. Wenn Sie eine Rechnung für eine Anschaffung haben, die Sie steuerlich geltend machen möchten, sollten Sie diese Rechnung aufbewahren, bis die Steuererklärung für das entsprechende Jahr abgeschlossen ist.

Auch bei Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen können Rechnungen hilfreich sein. Wenn Sie ein Produkt reklamieren oder einen Gewährleistungsanspruch geltend machen möchten, sollten Sie die Rechnung für das Produkt aufbewahren. So können Sie nachweisen, dass Sie das Produkt tatsächlich gekauft haben und dass es noch innerhalb der Gewährleistungsfrist ist.

Rechnungen können auch für andere Zwecke nützlich sein, zum Beispiel für die Haushaltsplanung oder für die Kontrolle der eigenen Ausgaben. Wenn Sie Ihre Rechnungen aufbewahren, können Sie besser nachvollziehen, wofür Sie Ihr Geld ausgegeben haben und wo Sie möglicherweise Einsparungen vornehmen können.

Auch wenn es für Privatpersonen keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen gibt, ist es dennoch sinnvoll, Rechnungen für eine gewisse Zeit aufzubewahren. So können Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung haben und dass Sie bei Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen Ihre Rechte nachweisen können.

Rechnungen für Steuererklärung aufbewahren

Privatpersonen müssen ihre Rechnungen so lange aufbewahren, wie sie diese für die Steuererklärung benötigen. Das bedeutet, dass Rechnungen für Anschaffungen, die steuerlich geltend gemacht werden können, bis zum Abschluss der Steuererklärung für das entsprechende Jahr aufbewahrt werden sollten.

Welche Rechnungen können steuerlich geltend gemacht werden?

Rechnungen für Handwerkerleistungen
Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen
Rechnungen für Pflegeleistungen
Rechnungen für Sonderausgaben, z.B. Spenden

Wie lange müssen Rechnungen für die Steuererklärung aufbewahrt werden?

Rechnungen für die Steuererklärung müssen mindestens bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist aufbewahrt werden. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel vier Jahre. Das bedeutet, dass Rechnungen für die Steuererklärung in der Regel vier Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Wo sollten Rechnungen für die Steuererklärung aufbewahrt werden?

Rechnungen für die Steuererklärung sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, an dem sie vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind.

Wenn Sie Ihre Rechnungen für die Steuererklärung ordnungsgemäß aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Unterlagen für die Steuererklärung haben und dass Sie Ihre Steuererklärung korrekt erstellen können.

Digitale Aufbewahrung möglich

Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen ist eine praktische und sichere Möglichkeit, um Rechnungen zu archivieren und jederzeit darauf zugreifen zu können.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen digital aufzubewahren. Eine Möglichkeit ist, die Rechnungen als PDF-Dateien zu speichern. PDF-Dateien sind ein weit verbreitetes Dateiformat, das von allen gängigen Betriebssystemen und Softwareprogrammen unterstützt wird. Rechnungen können auch als Bilddateien, z.B. als JPEG- oder PNG-Dateien, gespeichert werden. Bilddateien sind jedoch nicht so sicher wie PDF-Dateien, da sie leichter verändert werden können.

Eine weitere Möglichkeit, Rechnungen digital aufzubewahren, ist die Nutzung von Cloud-Diensten. Cloud-Dienste sind Online-Speicherdienste, die es ermöglichen, Dateien sicher in der Cloud zu speichern und von überall darauf zuzugreifen. Es gibt verschiedene Cloud-Dienste, die sich für die digitale Aufbewahrung von Rechnungen eignen, z.B. Google Drive, Dropbox und Microsoft OneDrive.

Wenn Sie Rechnungen digital aufbewahren, sollten Sie darauf achten, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Sie sollten außerdem regelmäßig Backups Ihrer digitalen Rechnungen erstellen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen auch bei einem Datenverlust nicht verloren gehen.

Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen bietet viele Vorteile. Rechnungen können digital einfacher verwaltet und archiviert werden. Außerdem können Sie jederzeit und von überall auf Ihre Rechnungen zugreifen. Die digitale Aufbewahrung von Rechnungen ist daher eine praktische und sichere Möglichkeit, um Rechnungen aufzubewahren.

Ordnungsgemäße Aufbewahrung

Rechnungen sollten ordnungsgemäß aufbewahrt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können. Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen umfasst folgende Punkte:

Rechnungen sollten chronologisch oder nach Geschäftspartnern sortiert werden.
Rechnungen sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, an dem sie vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind.
Rechnungen sollten so aufbewahrt werden, dass sie jederzeit zugänglich sind.
Rechnungen sollten regelmäßig überprüft und entsorgt werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren. Eine Möglichkeit ist, die Rechnungen in einem Ordner oder einer Mappe abzulegen. Eine andere Möglichkeit ist, die Rechnungen digital aufzubewahren. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind.

Wenn Sie Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren, können Sie sicherstellen, dass Sie alle notwendigen Unterlagen für die Buchhaltung, die Steuererklärung und für den Fall von Reklamationen oder Gewährleistungsansprüchen zur Verfügung haben.

Eine ordnungsgemäße Aufbewahrung von Rechnungen ist wichtig, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und um sicherzustellen, dass alle relevanten Geschäftsunterlagen jederzeit verfügbar sind.

FAQ

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zum Thema “Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?”.

Frage 1: Wie lange müssen Unternehmer Rechnungen aufbewahren?
Antwort: Unternehmer müssen Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Frage 2: Gilt die Aufbewahrungsfrist auch für Privatpersonen?
Antwort: Nein, für Privatpersonen gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren nicht. Privatpersonen müssen Rechnungen nur so lange aufbewahren, wie sie diese für die Steuererklärung benötigen.

Frage 3: Welche Rechnungen müssen aufbewahrt werden?
Antwort: Grundsätzlich müssen alle Rechnungen aufbewahrt werden, die mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens zusammenhängen. Dazu gehören sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen. Rechnungen, die nicht mehr benötigt werden, können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet werden.

Frage 4: Wie können Rechnungen aufbewahrt werden?
Antwort: Rechnungen können sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Rechnungen sollten außerdem ordnungsgemäß abgelegt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.

Frage 5: Was passiert, wenn Rechnungen nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden?
Antwort: Unternehmer, die Rechnungen nicht ordnungsgemäß aufbewahren, können mit einem Bußgeld belegt werden. Die Höhe des Bußgeldes richtet sich nach der Schwere des Verstoßes.

Frage 6: Wie lange müssen Rechnungen für die Steuererklärung aufbewahrt werden?
Antwort: Privatpersonen müssen Rechnungen für die Steuererklärung so lange aufbewahren, wie sie diese für die Steuererklärung benötigen. Das bedeutet, dass Rechnungen für Anschaffungen, die steuerlich geltend gemacht werden können, bis zum Abschluss der Steuererklärung für das entsprechende Jahr aufbewahrt werden sollten.

Wir hoffen, dass wir mit diesen FAQs Ihre Fragen zum Thema “Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?” beantworten konnten.

Im Folgenden finden Sie noch einige Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren können:

Tips

Hier finden Sie einige praktische Tipps, wie Sie Ihre Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahren können:

Tipp 1: Verwenden Sie ein einheitliches System.
Verwenden Sie für die Aufbewahrung Ihrer Rechnungen ein einheitliches System. Dies kann ein Ordner, eine Mappe oder ein digitales Ablagesystem sein. Wenn Sie ein einheitliches System verwenden, können Sie Ihre Rechnungen leichter finden und verwalten.

Tipp 2: Sortieren Sie Ihre Rechnungen.
Sortieren Sie Ihre Rechnungen nach Datum, Geschäftspartner oder Rechnungsnummer. Dies erleichtert Ihnen die Suche nach bestimmten Rechnungen.

Tipp 3: Bewahren Sie Ihre Rechnungen an einem sicheren Ort auf.
Bewahren Sie Ihre Rechnungen an einem sicheren Ort auf, an dem sie vor Verlust oder Beschädigung geschützt sind. Dies kann ein verschließbarer Schrank oder ein Safe sein. Wenn Sie Ihre Rechnungen digital aufbewahren, sollten Sie diese regelmäßig sichern.

Tipp 4: Überprüfen Sie Ihre Rechnungen regelmäßig.
Überprüfen Sie Ihre Rechnungen regelmäßig und entsorgen Sie Rechnungen, die nicht mehr benötigt werden. Dies hilft Ihnen, Ihr Ablagesystem übersichtlich zu halten und Platz zu sparen.

Wir hoffen, dass Ihnen diese Tipps bei der ordnungsgemäßen Aufbewahrung Ihrer Rechnungen helfen.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Rechnungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden und dass Sie alle relevanten Geschäftsunterlagen jederzeit zur Verfügung haben.

Conclusion

In diesem Artikel haben wir uns mit dem Thema “Wie lange muss man Rechnungen aufbewahren?” beschäftigt. Wir haben gesehen, dass Unternehmer Rechnungen sechs Jahre lang aufbewahren müssen. Für Privatpersonen gilt diese Aufbewahrungsfrist nicht. Privatpersonen müssen Rechnungen nur so lange aufbewahren, wie sie diese für die Steuererklärung benötigen.

Wir haben außerdem gesehen, dass Rechnungen sowohl in Papierform als auch in digitaler Form aufbewahrt werden können. Bei der digitalen Aufbewahrung ist es wichtig, dass die Rechnungen sicher gespeichert werden und jederzeit zugänglich sind. Rechnungen sollten außerdem ordnungsgemäß abgelegt werden, um sie bei Bedarf schnell wiederfinden zu können.

Wir hoffen, dass dieser Artikel Ihnen geholfen hat, sich einen Überblick über die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen zu verschaffen. Wenn Sie noch Fragen haben, können Sie sich gerne an einen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt wenden.

Abschließend möchten wir Ihnen noch einmal ans Herz legen, Ihre Rechnungen ordnungsgemäß aufzubewahren. So stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Geschäftsunterlagen jederzeit zur Verfügung haben und dass Sie Ihren gesetzlichen Pflichten nachkommen.